Паперові трудові книжки повністю оцифрують
В Україні продовжують цифровізувати важливі документи. З 2026 року паперові трудові книжки стануть не обов’язковими через повний перехід на електронний облік трудових відносин.
Електронна трудова книжка діє в Україні з 2021 року. Вона є цифровим аналогом паперової трудової книжки та дозволяє зберігати, перевіряти й оновлювати трудову інформацію в цифровому форматі.
Електронна трудова книжка містить дані про набутий трудовий стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення з роботи.
Перехід на електронні трудові книжки має багато переваг:
- спрощення обліку трудової діяльності;
- зменшення паперового документообігу;
- захист від втрати чи пошкодження даних;
- автоматизація пенсійного забезпечення.
Держава передбачила п’ятирічний перехідний період для впровадження електронних трудових книжок, який триватиме до 2026 року. Протягом цього періоду громадяни можуть використовувати як традиційні паперові книжки, так і електронні варіанти. З 2026 року паперові трудові книжки більше не будуть обов’язковими.
Оцифрування трудових книжок відбувається шляхом подання скан-копій трудової книжки та інших підтверджуючих документів до Пенсійного фонду України через їх вебпортал. Це можна зробити як самостійно, так і за допомогою роботодавця. Після цього дані будуть внесені до Єдиного реєстру застрахованих осіб.
До електронної трудової книжки можна додати такі документи:
- трудова книжка (всі заповнені сторінки);
- документи про навчання (якщо воно зараховується до стажу);
- свідоцтво про народження дитини (для жінок, яким зараховується період по догляду за дитиною до трирічного віку);
- військовий квиток (для підтвердження періоду служби);
- інші документи, що підтверджують роботу або страховий стаж.
Для подання документів необхідно авторизуватись в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України та завантажити скан-копії всіх необхідних документів.
Перевірити, чи ваша трудова книжка вже оцифрована, можна в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).